【Case02】
毎月末の売上・請求・支払等のの処理を仕組化
業務処理時間75%削減とケアレスミスの根絶を実現!
お客様情報
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株式会社ワークストラスト様
東京都新宿区新宿1-24-11 新宿ガーデンビル 6F
http://www.workstrust.com/ -
中小規模事業者様向けにプライバシーマーク、ISO27001の取得・更新・教育・監査のコンサルティングサービスを提供。
低コスト・フルサポートを身上とし、お客様の目線に立ったきめ細やかな指導に当たられ、250社を超えるコンサルティング実績を有しておられます。今回は代表取締役の中溝さんにお話をうかがいました。
- ■ そもそもどういったことでお困りでしたか?
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【中溝さん】
以前は売り上げるたびに、1件ごとにExcelで作ったフォームに手書きで情報を残して、それをもとに月末に請求書を作ったり、当期の売上管理表に落し込んだり、仕入先への支払い明細を作ったりしてたんですよ。用途ごとにExcelのファイルが別れていて、それぞれにデータを打ち込んでいくわけで、数字自体の意味はつながっているんだけれどデータ的には全然連動してない状態だったんですね。
売り上げの件数としては何100件もあるわけじゃなくて20件とか30件とかそのくらいなんで1日やれば何とかなってたんですけど、そうは言っても丸1日くらいはかかっちゃうわけです。特にうちみたいな小さな会社としてはその、月末の1日動けないことで商機を逃しちゃうようなこともままあるわけで、幸いなことに忙しくなってきたこともあって、これはなんとかしないといけないなと思ったわけです。
それに件数が限られてるとは言っても、手作業でやってるとやっぱり抜けや忘れが出てくることも当然あって、あとになってなんだか合計が合わないけどどこが違うんだろうなんて調べたりするのにも時間がかかって。実を言うと、月末になると結構憂鬱な気分になってましたね。
- ■ アンティックを選んだ理由は何でしょう?
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【中溝さん】
以前からコンサルティング用の情報整理とかでお付き合いがあったんで、今回もその流れでお願いしたんです。前に協力会社さんが独自のアプリケーションを持っているのを見て、そんなことをExcelで実現したいなと思ってまして、楽天ビジネスで検索してアンティックさんに問い合わせをしてみたのが始まりです。
その時はイメージ的にデータベースとか使ってやることになるのかなと思ってはいたんだけど、Accessにしろファイルメーカーにしろ、ユーザーが触れる画面ってすごく作り込まれてて見た目はいいんだけど、利用する側としては初めて見る画面で、そこには絶対に操作説明とかマニュアルとか必要じゃないですか。そういうのが厄介なんで、それにお客さんとしてもExcelの方が慣れてるから、Excelで出来ればいいなってところがあったんです。それにものすごく複雑でもデータが何万件もあるわけじゃないから、データベースソフトまでは使わなくてもいいんじゃないかってのもありましたね。そんな話をしてみたらExcelだけで行けますってことで。
そのツールに関しては、社内だけじゃなくて社外の方にも使ってもらう必要があったりもして、とにかくとっつきやすいことが重要だったんです。Excelだけなら大体どのパソコンにも入ってるから、新たなアプリケーションやらランタイムやらを入れなくてもそのまま使えるじゃないですか。やっぱり規模の小さな会社さんだとITの担当者なんていないケースがほとんどですから「えー?なんかインストールしないと使えないの?!」って、その段階で壁ができちゃうことがよくあるんです。その点でもExcelだけでいろんなことができるっていうと導入のハードルが下がりますよね。
- ■ アンティックを選んでよかったと思われることがあればお聞かせください。
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【中溝さん】
お願いするときに自分自身にあったイメージが、ほぼほぼ思った通りに出来あがってきましたね。
売上管理ツールで圧倒的に便利になったのは、請求書に送付先の住所を印刷するようにしてもらって、窓付き封筒に入れるだけでよくなって、宛名書きの必要がなくなったとこですね。宛名に書いてあるお客さんの名前と中に入れた請求書の宛先が違うなんてミスも前に一回だけやっちゃったことがあったんだけど、それももう起こりようがなくなったしね。やりたいことを伝えるとそれが実現できるっていうのはありがたいですね。
- ■ 費用対効果の点で満足度はいかがでしょうか?
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【中溝さん】
だいぶ楽になりました。売上管理みたい月に1日2日のことだと、そのためだけに人を雇うわけにもいかないじゃないですか。売上管理ツールを導入するまでは、間違い探しも含めてなんだかんだで2日くらいかける覚悟をしてましたけど、今は半日程度で収まるようになりました。2日が半日だから工数4分の1くらいに削減されてますね。
それに、これまでは1日時間を費やしても出てきた間違いや抜けがなくなったのが助かりますね。そういうのをさかのぼって原因を探したりするのがまた大変で。今でもたまに合わないことがあるんですけど、そういうのはまず間違いなく最初の契約マスターデータのインプットのところが違ってて、追っかけるのがすごく楽なんです。とにかくそこさえきちんとやっていれば、あとは淡々と行くわけです。これは気持ちの上でとても楽ですよ。入力から封筒詰めまでマシンの一部になったつもりで余計なことを考えずに淡々と。それだけでいいんです。
もう前のやり方でやるなんてことは考えられないですね。今から逆戻りするのは絶対イヤですよ(笑) ぜんぶひっくるめて費用対効果の面で満足しています。
- ■ "こんな会社さんにもおすすめです" …というイメージがあれば教えてください。
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【中溝さん】
これは明確なイメージがあるんですよ。「会計ソフトとか販売ソフトを買っていながら使ってない人」。
私も2年くらい前に、なんかやらないといけないんだろうなと5〜6万円する販売ソフトを買ったんですよ。いや、創業時にも6〜7千円の簡単そうなソフトを買ってたんだっけな。でもマニュアルを読んだ瞬間にもうダメ。面倒で。
とりあえず請求書だけ出せればいいだけなのに、マスター登録とか顧客登録とか科目登録とかね、必要だっていうのはわかるんだけど、ステップがあるじゃないですか。それにコードとか体系立てて登録しないと、あとあとごちゃごちゃになっちゃうんじゃないかなんて考え始めると、その辺を確定させるまでに無料サポートの期間が終わっちゃったりしてね。なんだかパッケージに業務を合わせるのがどうも苦手で、どれも結局使わずじまいなんですよ。そういう人、私だけじゃなくて世の中にたくさんいるんじゃないかって思うんですよ。
アプリケーションソフトって、体裁がよかったり、やろうと思えばなんでも出来るってことが目的なんじゃなくて、やりたいこと、今現実にやっている機能が実現できればいいわけですから、そこをはっきりさせて作ってもらっちゃう方がいいんじゃないかと思うんですよ。
今日はお忙しいところありがとうございました。また使っていく中でご要望や要改善点が出てきましたらおっしゃって下さい
(2009年4月21日 株式会社ワークストラスト本社にて)
- ツール情報
- 売上管理ツール
- 【開発期間】
- 2008年9月末〜10月上旬
- 【コストレンジ】
- 1万円〜 3万円 | ○ 3万円〜 5万円 | 5万円〜 10万円 | 10万円〜 20万円
20万円〜 40万円 | 40万円〜100万円 | 100万円〜
- 【ツール開発のテーマ・キーフレーズ】
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定型・定期業務の仕組化
- ・必要な業務処理を漏れなく行う仕組みづくり
- ・出来る限りシンプルなユーザーインターフェースの実現
- ・データの整合性を保証できる仕組みづくり
- 【主な機能】
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- ・マスターデータと連動した5種類の帳票の自動生成
- ・生成された帳票を個別のExcelファイルとして自動保存する機能
- 【ツール開発のポイント】
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中溝さんはいつも明確な画面仕様と仕上がり像、そしてデータの流れを提示して下さるので、そのイメージを忠実に機能に盛り込んでいくことに専念出来て大変助かっています。
定例・定期的な業務の自動化は弊社としても創業当初から得意としているところですが、今回のように既存の帳票フォームを流用し、手書きだった情報をデジタルデータ化して、複数の集計に使いまわすというのはまさに「仕組化」の典型的な処理となります。
2009年4月には当ツールをモデファイした、コンサルティング分野以外の売上管理ツールをご発注頂き、より一層の業務効率化に役立てて頂いています。
- 画像説明
「社内で使うものなので凝る必要はありません」と中溝さんからご提示いただいたままのシンプルかつ明快なメニュー画面。
処理対象年月を入力し、ボタンを押すだけで契約マスターシート上のデータを集計して各種アウトプット帳票が生成されます。