こんな悩みをお持ちのみなさまに！
FAXで日報を集めてるんだけれど字が細かくて判読するだけでも大変
Excelにデータを打ち込んだものをメールに添付させているけれど、ファイルを開くのが面倒
未着の報告がどれだけあって、それがどこの店なのかを調べるのにも一苦労
データの集計が終わるのが11時。FAXでフィードバックし終わるのが13時。鮮度落ちすぎ！
せっかく集計してコメントを入れて送り返したのに、どこの店でも未開封のまま放置(涙)
去年の同じ月の売上と比べてみたいんだけど・・・どっか行っちゃった！
など・・・
とある会社さん。
ここでは毎朝午前9時までに、全国130店舗のお店から前日の実績をまとめた表がFAXで届きます。
とりあえず誰が何を売ったかという売上データはPOSを介して集められていますが、お客様への声掛け件数やそれに対する購入率など、そういった販売のプロセスまではPOSでは拾えません。
そのためFAXでの情報収集も併用しているのです。
今日もあちらこちらからFAXが届きます。
このFAX機、8時から9時過ぎにかけてはほとんどフル稼働状態で、時折トナーが切れたり紙詰まりを起こしたりしてはみんなを冷や冷やさせます。
日報集計を担当しているのは営業管理課のU子さん。
集まったFAXに書いてあるデータを次々にパソコンに打ち込んでいきます。
あれ？作業の手が止まりました。どうやら「7」だか「1」だか判別できない数字があったみたいです。
こういうときは前任者で「人間OCR」の異名をとるK子さんの出番です。
「これは・・・ "7" ！」周囲からどよめきが起きます。さすがです。ちなみに今日は6回ほど出番がありました。
さてU子さん、再びペースを取り戻して入力再開です。
20項目の数字を入力して再度画面上でデータをざっと確認し、おおむね1枚当たり20秒くらいでクリアしています。すんなりいけば50分ほどで入力は済みそうです。
・・・が、しかし！全部の用紙を打ち終わっても、まだ15枚くらい足りません。
時計の針は9時40分。せっかくいいペースで来たのに！！
未着のお店を探し、「早く送ってください〜」と、見つけたそばから電話します。
後は小出しに届くFAXに合わせてチョコチョコ、チョコチョコと入力していきます。
最後にFAXが届いたのは10時15分でした。よし、入力完了！
あらかじめ数式を仕込んであるExcelシートに打ち込んでいるので、集計には時間はかかりません。
A4用紙4枚に一式の報告用紙を印刷して課長と部長のハンコをもらって・・・と、課長も部長も会議で不在じゃないですか！
結局ハンコが貰えたのは11時半。2人からはコメントも書き込んでもらいました。
これを今から130店舗にFAXで流します。一斉送信ボタンをポチっとな。
でも電子メールと違って、ボタンを押すのは1回でも、順次130回ダイヤルしてるのでFAX機はまたしてもフル稼働状態。さらに、全部終わるまで5時間掛るんですね。
日が傾き始める頃に届いても・・・ねぇ。
販売・小売の世界では、予算の達成のための指針データとして、日報管理はとても大切な仕事です。
昨日売り上げるべき金額が達成できたのかできていないのか？できていないとすればそれはなにが弱いのか？そこをカバーするためには今日なにをすべきなのか？
そういう情報を持って現場に立つのと、まったくの丸腰で現場に立つのとでは、予算に対する姿勢が大きく変わってきてしまいますね。
しかしながら
日報と言うだけあって毎日のこと。送り手・受け手ともに、次第次第にマンネリ化してしまい、いつの間にか中身はスルーで単に「やりとりすることに意義がある」というような状態になっているケースも多いのではないでしょうか？
アンティックでは、こうした状況を打破するとっておきのプランを用意しています。それがこの「WEB化でスッキリ」プランです。
お店では、インターネットに接続しIDとパスワードを入力。実績入力画面にアクセスし、そこに実績を打ち込みます。
打ち込まれたデータは瞬時にしてデータベースサーバに蓄積されます。
管理する側は、インターネットに接続しIDとパスワードを入力。実績集計画面にアクセスし、そこで見たい集計画面を選択します。するとその直前までに打ち込まれたデータが即座に集計された状態で見られます。
U子さんがデータと格闘することもなく、FAXが1日中うなりを上げることもなく、たとえ最終報告者が10時15分にデータを打ち込んだとしても、その瞬間に、全国各地で集計結果に触れられるのです。
朝の早い段階にきちんと現状が把握できるようになるとどうなると思いますか？
現場の動きが変わるんです。これ本当です。サービスを提供している私たちでさえもビックリしました。
もちろん、出先であろうと自宅であろうとインターネット環境とID・パスワードさえあればいつでもどこでも接続可能。
年末やゴールデンウィークなど、管理部門の休日と被ってしまいがちな繁忙期でも関係なし。
またご要望があれば、ハードウェア的に接続制限をかけることもできますので、セキュリティ面でもご安心ください。
インターネットとかデータベースとかサーバとか、そんなのわかんないよ、と悲観することなかれ。
御社の欲する入力画面と出力画面、そしてその裏側で動くプログラム、すべてアンティックがご用意いたします。
みなさんは、ただYahoo!Japanを見るがごとくインターネットに接続された画面に向かい、数字を打ち込んだりボタンを押したりすればいいだけです。
これだけできて、初期導入費用ゼロ！
月額利用料金制で、
その料金もなんと
月々2,980円(IDあたりの単価)と破格の設定。
毎日のやり取りが1日あたり約98円という
値段で実現できます。(拠点数15ヶ所の場合。
30ヶ所を超えると更にボリュームディスカウントが
適用されます。)
FAXの通信費やU子さんの人件費の削減といった目に見える効果に加え、リードタイムの大幅短縮とヒューマンエラーの排除という絶大なる無形効果。実質的に費用負担は限りなくゼロに近いどころか御社にプラスをももたらします。
単に「やりとりするだけ」の日報から「現場の動きを変える」日報に！
アンティックは「機械にできることは機械に任せ、人には人でなければできないことを」をスローガンに事務の分野で働く人の「困った」「参った」「助けて」の解決をお手伝いします。
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